Trucos para Excel y Word

La mayoría de los programas tienen atajos de teclado o configuraciones que no usamos cotidianamente, pero que pueden ayudar a aumentar la productividad y a hacer menos tedioso nuestro trabajo.

Un amigo tenía que hacer una distribución de correspondencia. Y me pidió que lo ayudara a separar entre las direcciones pares e impares de un archivo de Excel. A raiz de esto desempolvé algunos truquitos que tenía guardados para Word y Excel que me gustraría compartir con ustedes.

Copiar y completar rápidamente

Cuando tenemos un valor ó una palabra que necesitamos repetir en varias celdas, podemos escribirlo en la inicial, hacer un clic en el pequeño cuadrado que la celda dispone en el vértice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, fórmula, etcétera).

Pero también podemos usar este método para completar series de números. Si tenemos que numerar las celdas de una columna del 1 al 100, escribimos el nº 1 en la primera, y presionando nuevamente el cuadradito de la esquina inferior de la celda arrastramos el mouse (sin soltar el botón) hasta la celda número 100. Hasta ese momento todas tendrán el número 1. Hacemos click en el control que se ha activado debajo de la última celda y elegimos "Rellenar serie".

Resaltador condicional

Existe una forma de destacar automáticamente un resultado o una fórmula en función de una condición.

Si tenemos 6 celdas con los valores 200, 320, 400, 236, 600 y 745; y queremos destacar remarcar las que tienen valores comprendidos entre 500 y 1000 debemos:

a) seleccionarlas a todas
b) en el menú superior "Formato >> Formato condicional"
c) en el cuadro de diálogo abierto encontrarás un grupo de cuatro cajas con el título "Condición 1". Las dos primeras tienen los valores por defecto "Valor de la celda" y "entre". En los restantes ingresar los valores 500 y 1000
d) presioná el botón "Formato...". En la ventana abierta, "Formato de celdas", podemos elegir un diseño que destaque las celdas que cumplan la condición (fuente, borde o trama)
e) apretá "Aceptar".

Sólo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (600 y 745) asumen el formato establecido en el paso anterior.

Transposición de datos

Con esto nos referimos a que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo en forma horizontal y viceversa.

a) copiá el rango origen, supongamos en sentido horizontal, con Ctrl + C
b) activá la primera celda del nuevo rango
c) en el menú superior "Edición >> Pegado especial"
d) marcá la casilla de verificación "Transponer" y dale a "Aceptar"

Fecha y hora

Se puede hacer mediante combinación de teclas.

Para insertar la fecha: Ctrl + Shift (mayúsculas) + ;

Para Para la hora: Ctrl + Shift (mayúsculas) + :

Suma rápida

Seleccionamos las celdas que tengan las cantidades a sumar (por ejemplo, 1, 2, 3, 4 y 5).

A la derecha de la barra de estado de Excel (cerca del reloj de Windows) aparecerá un cuadro con la leyenda "Suma=15", el total buscado. Además, si hacés un clic derecho allí se desplegará un menú contextual con otras operaciones: Promedio, Cuenta, Máx, Mín,etcétera.

Renglones en celdas

Si queremos crear más de una línea en la misma celda escribimos los datos que deseemos y pulsamos Alt + Enter cada vez que necesitemos insertar un renglón.

Calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas

Mediante el uso de una fórmula, el resultado puede ser dado en años, meses y días.

a) escribir la fecha inical en la primer celda
b) escribir la fecha final en la segunda celda
c) nos posicionamos en la celda que queremos que aparezca el resultado, y en su barra para fórmulas escribimos:
- en años: =SIFECHA($A$15;$B$15;"Y")
- en meses: =SIFECHA($A$15;$B$15;"M")
- en días: =SIFECHA($A$15;$B$15;"D")
d) apretar Enter

Tené en cuenta que en la fórmula se declara la celda inicial ($A$15 = A15) y la final ($B$15 = B15). Debés adaptarla a las celdas que uses para hacer el cálculo.

Mismo texto en varias hojas a la vez

Una opción es escribir el texto en la primera hoja para, después, copiarlo y pegarlo en las restantes. Pero si se trata de un documento grande, puede que esta tarea te acabe resultando agotadora.

Hay otra forma de hacerlo más rápido y de una sola vez.

Presioná la tecla Ctrl y, sin soltarla hasta terminar, clickea en la Hoja 1, la Hoja 2, la Hoja 3 y en todas las que quieras que aparezca el texto.

Al hacer click en las Hojas, tomarán un color blanco de fondo y al título de nuestro documento, en la barra superior, se le agrega "[Grupo]"

Ahora, podés escribir lo que quieras, que se repetirá en la misma ubicación, en todas las hojas seleccionadas. Para terminar clickea en la Hoja 1.

Valor par ó impar

Para que Excel realice esta operación volveremos a usar una fórmula. Posicionándonos en la celda en la que queremos que nos indique a qué grupo pertenece el valor, pegamos en su barra de fórmulas: =SI(RESIDUO(A1;2)=0;"Par";"Impar").

Tené en cuenta que en la fórmula se declara la celda inicial que contiene el número a analizar (A1). Debés adaptarla a la celda que uses para hacer el cálculo. Si la cantidad de valores es grande podés poner la fórmula en la primer celda y luego arrastrarla desde la esquina inferior derecha (como se explica en el primer truco de este post) hasta la última. Excel automáticamente irá cambiando la letra y número de cada celda.

Luego podemos filtrar por la condición y nos quedarán agrupadas las pares y las impares.

Contador de palabras

La barra de herramientas "Contar Palabras" te permite actualizar fácilmente el conteo de palabras en un documento sin tener que ir al cuadro de diálogo "Contar palabras". Adicionalmente, de esta manera, computa las palabras de los encabezados y pies de página del documento.

En el menú superior "Ver >> Barra de herramientas >> Contar Palabras".

Actualizar automaticamente la fecha y hora

Si escribís cartas/notas utilizando siempre un mismo documento base, por ejemplo una hoja membretada, de esta manera te podés ahorrar de estar cargando la fecha y la hora.

Hacé click en el menú superior "Insertar >> Fecha y hora". Elegí el formato de fecha deseado, y tildá la casilla "Actualizar automáticamente".

Repetir la última acción

Tal vez en un documento tengas que marcar de color rojo ó poner en negrita algunas palabras o párrafos que no son contiguos.

Seleccioná la primer palabra/párrafo y realizá la acción que luego repetirás.

Ahora andate a la siguiente seleccionala y presioná la tecla F4

Funciona con otros recursos además del formato.

Ajustar el texto a la hoja

Si estás escribiendo algo que debería entrar en una hoja y te das cuenta de que por dos o tres líneas no cabe, vas al menú superior "Archivo >> Vista preliminar". Allí buscás un botón que dice reducir hasta ajustar, hacemos click en el, y listo.

Eliminar todos los hipervínculos

Cuando copiamos texto de Internet algunas veces nos llena de enlaces o links la hoja de Word. Para no ir quitándolos uno por uno debés seleccionar los enlaces; y luego presionar Ctrl + Shift (mayúsculas) + F9

Cambiar los márgenes viendo la medida en cms.

Si querés cambiar los márgenes del texto podés utilizar la reglas que hay en la parte superior y en lateral izquierdo de la ventana.

Si pulsás la tecla Alt mientras realizás la operación, en la regla la medida cambia a centímetros.

Pegar texto sin formato en Word

Cuando tenemos para pegar texto de otro documento o de internet y no queremos insertarlo con los formatos que trae de origen debemos ir al menú superior "Edición >> Pegado especial >> Texto sin formato". Pero si tenemos que hacerlo regularmente vamos a perder bastante tiempo.

Hay una forma de solucionarlo para siempre y es por medio de una Macro (son un grupo de instrucciones programadas, cuya función principal es la automatización cronológica de tareas repetitivas y la resolución de cálculos complejos).

Lo primero que hay que hacer es abrir la herramienta de creación de macros. En Word 2003 se hace desde el menú superior "Herramientas >> Macro >> Macros". En Word 2007, mediante la combinación de teclas Alt+F8.

Luego, seguir estos pasos:

a) asignarle un nombre a la macro que se creará, obviamente en el campo "Nombre de macro" que se ve en la parte superior (en nuestro ejemplo será "SinFormato").
b) en el campo "Macros en" se escoge la plantilla global, llamada Normal.dot en Word 2003 y Normal.dotm en Word 2007.
c) click en el botón "Crear". Se abrirá el editor VisualBasic de Word.
d) poner el cursor al comienzo de la línea inmediatamente anterior a la que dice "EndSub" y escribir:
Selection.Collapse Direction:=wdCollapseStart
Selection.Range.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
e) cerrar el editor VisualBasic.


La macro ya está creada. Ahora vamos a asignarle una combinación de teclas para ejecutarla rápidamente.

a) en Word 2003, ir al menú superior "Herramientas >> Personalizar >> Comandos". Se selecciona Normal.dot en el menú "Guardar en", ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo, y se escoge el botón "Teclado".

En Word 2007, se abre el botón Office (borde superior izquierdo) y se escoge "Opciones de Word". Luego, se abre la pestaña "Personalizar". En la parte inferior del cuadro de diálogo se hace clic en el botón también llamado "Personalizar".
b) tanto en el 2003 como en el 2007, escoger "Macros" en la lista "Categorías".
c) en la casilla de la derecha aparecerá nuestra macro recién nacida. Si es la única que hemos creado aparecerá seleccionada; en caso contrario hay que localizarla y seleccionarla con el ratón.
d) verificar que aparezca Normal.dot o Normal.dotm en la casilla "Guardar cambios en", en la parte inferior.
e) hacer un clic sobre la casilla "Nueva tecla de método abreviado" y presionar la combinación de teclas. En mi caso, usé Ctrl + 1 y el programa me informó que esa combinación estaba asignada a otra función. Como no la usaba, le di a "Asignar" y la sobre escribió.

De ahora en adelante, cada vez que necesito pegar algo del portapapeles sin incluir el formato, uso Ctrl + 1 en lugar del tradicional Ctrl + V.

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